Event marketing sektöründe öne çıkan faaliyet alanlarından biri olan kurumsal etkinlikler, sene boyunca çeşitli nedenlerle gerçekleştirilir. Bu etkinliklerden bazıları çalışma takvimini belirlemek ve motivasyonu sağlamak amacıyla sene başında yapılırken bazıları da sene yıllık rapor oluşturmak amacıyla sene sonunda yapılır.

Kurumsal yapılar, bayiler, organizasyon şirketleri ve daha birçok farklı sektörden kuruluş, yapılanma gereği bu tür etkinlikler düzenleyerek spesifik kararlar alırlar. Bu tür kurumsal etkinliklerin düzenlenmesinde mekânın seçimi hatta etkinliğin hangi şehirde yapılacağı dahi event firmaları tarafından hazırlanır. Her detay profesyonel ekip ile birlikte ayrıca ele alınır ve amaca, konsepte uygun şekilde hazırlık sürecine başlanır.

Kurumsal toplantılarınız ya da bayi organizasyonlarınız için gerekli olan tüm çalışmalarda profesyonel event ajansı ile çalışarak her şeyin titizlikle hazırlandığı bir etkinliğe katılabilirsiniz. Teknik destekten servise kadar tüm detaylarla ilgilenen event ekibi, sürecin her aşamasında gerekli personel ve teknik yardımı yapıyor.

Mekân Seçimi ve Konsept

Yıl sonu ve başında gerçekleştirilen kurumsal organizasyon etkinlikleri için daha resmi ve ciddi bir konsept belirlenir. Konseptin genel renkleri mevcut kurumun imaj çalışmasına uygun olarak belirlenir. Etkinlik mekân seçimi ise esas önemli noktadır. Çünkü sadece mekân seçimi bile kurumsal yapının imajını belirlemeye yetiyor. Mekân amaca uygun olmakla birlikte şık olmalıdır. Event marketing ajansları etkinlikler için mekan seçiminde çok titiz hareket ediyor en ideal mekanı seçmeye özen gösteriyor.

Etkinlik içeriğinin oluşturulması

Özel ya da kurumsal her etkinlik belli bir program içeriğine sahiptir. Program içeriğinin belirlenmesi kurumun ve event firmasının ortak çalışmasıyla hazırlanır. Konuşma, sunum, gösteri ve benzeri tüm detaylar saati saatine belirlenir. Program içeriğinin belirlenmesi yemek servisini, teknik alt yapıyı, oturma düzenini dahi etkileyen ana unsurlardan sayılıyor. Detaylar bu anlamda bütünü oluşturur.

Etkinlik Katılımcıları ve Davet Süreci

Etkinliklerin ana teması belirlendikten sonra sıra davetlilerin belirlenmesi ve davet etme sürecine gelir. Telefon, e-posta ya da fiziki davetiye seçenekleriyle kurumsal etkinlik katılımcıları organizasyona davet edilir. Katılım oranını belirlemek için bu tür organizasyonlarda kişilerin davete katılımıyla ilgili haber vermesi istenir ya da etkinlik firması tarafından teyit edilir. Böylece oturma düzeni daha net hazırlanabilir.

Karşılama ve Servis

Etkinliğin son aşamalarından biri olan davetli karşılama ve yeme – içme servisi, organizasyon şirketi personellerince gerçekleştirilir. Mekândaki masa ve oturma düzeni servisin pratik biçimde yapılması için özel olarak ayarlanır. Serviste bir şeylerin aksamaması için organizasyon şirketi etkinlik boyunca hazırda bekler.