Event marketing ajansları, güzel gelişmeleri, işbirliklerini, yeni ürünleri, anlaşmaları özel davetlerle duyuran ve kutlayan bir ekipten oluşuyor. Piyasaya yeni adım atacak olan ve etkili bir iz bırakmak, piyasadaki varlığını göstermek isteyen yeni iş sahipleri, event firmaları ile çalışıyor. Reklam ve tanıtımda her zaman basılı ve görsel yayınlar tercih ediliyor, ancak bu tip etkinlikler de en az tv – radyo – gazete kadar etkili oluyor. Çünkü kişiler birebir karşı karşıya geliyor, doğrudan iletişim kurma ve sektör oyuncuları ile tanışma fırsatı buluyor. Etkinlikler her zaman sektöre yönelik görünür, detaylarda ise tüketicilere, hedef kitleye ulaşmak amacı ile hareket edildiği fark edilir. Yapılan her tanıtım, her promosyon çalışması ve kampanya hedef kitleye ulaşmak, potansiyeli artırmak amacıyla gerçekleştirilir. Organizasyon şirketi de bu amaçların farkında olarak firmalara beklentilerini, ihtiyaçlarını yönetecek organizasyonlar düzenler. Organizasyonlar nasıl düzenlenir, yeni bir iş için ilk kez düzenlenecek etkinlikte nelere dikkat edilir inceleyelim;

Etkinliklerde hedef kitle ve toplumsal duyarlılık önem taşımalı

Etkinlik şirketi ve firma yöneticileri, düzenleyecekleri gecede katılımcıların haricinde bir kitleleri olduğunu unutmamalıdır. Örneğin firma ile ilgisi olmayan ya da oluşturulan imaja ters düşen bir tanıtım içeriği hazırlanmamalıdır. Sırf ilgi çekmek için doğaya, sektöre ya da toplumsal duyarlılığa yönelik ihmaller yapılmamasına özen gösterilmelidir. Örneğin tekstil firmasının kürk ya da gerçek deri temalı bir etkinlik ile hayvan severleri hedef almaması, hayvan haklarını ihlal etmemesi beklenir.

Personel yetersizliği ve servis hızlı olmalı

Küçük, şirket içi etkinliklerde bile servis önem taşıyor. Event firması düzenlenecek etkinlikte yeterli sayıda personel çıkarmalıdır. Personeller sayıca değil nitelik anlamında yeterlilik göstermelidir. İşinin ehli olmayan her personel davetin aksamasına dahası aksiliklerin yaşanmasına sebep olur. Kurumsal çizgiden ödün vermemek adına personellerin tecrübeli, servisin özenli olması sağlanmalıdır.

Katılımcılara etkinliği hatırlatacak hatıralar verilmeli

İlk defa, yeni bir iş için etkinlik düzenleniyorsa eğer etkiyi artırmak için minimal hediyelerden yararlanılmalıdır. Event şirketi tarafından ya da ek bir firmadan destek alınarak ev sahibi firmanın logosunu taşıyan minik hatıralar, promosyon çalışmaları yapılabilir. Bu tarz şeyler kurumsal kimlik kapsamında da yeni firmalara avantaj kazandırır.