Kurumsal yaşam toplantılar, kutlamalar, anlaşma partileri, motivasyon etkinlikleri gibi pek çok etkinlik akışına sahiptir. Kurumsal etkinlikler, şirketin çalışanlarını ve müşterileri bir araya getiren bu organizasyonlar, amacına yönelik gerçekleştiriyor. Event marketing ajansları, kurumsal etkinlik planı yaparken belli bir şablon üzerinden ilerliyor. İşte etkinlik ajanslarının hazırlık aşamasına dair önemli ipuçları ve öneriler;

Etkinliğin amacı: Her etkinliğin bir amacı olur. Kurumsal çalışmalarda ise bu amaç daha çok resmi sebeplerdir. Personel ödül töreni, motivasyon toplantısı, kaynaşma partisi, iş anlaşması, kuruluş yıldönümü, sektör buluşması, marka – tüketici buluşması gibi pek çok amaç etkinliğin içeriği olabilir. Etkinliğin amacını belirlemek hem konsepti ayarlama hem de davetli listesini oluşturmaya yardımcı olur.

Etkinliğin konsepti: Etkinlik şirketi için konsept – tema önemlidir. Nasıl bir organizasyon düzenleyeceklerine belirlenen temayla karar veriyorlar. Event ajansı; açık arttırma, ödül töreni, seminer, motivasyon partisi, kutlama ve benzeri konseptler belirliyor. Bu noktada etkinliğin amacı ve içerik teması organizasyonu şekillendiriyor. Örneğin motivasyon etkinliği düzenlenecekse bu defa nasıl bir etkinlik olacağına karar veriliyor: Açık alanda bir piknik mi yoksa şık bir kokteyl mi? Etkinlik içeriği binlerce fikirle şekillenebiliyor.

Etkinlik bütçesi: Etkinliğin kalitesi birazcık da bütçeyle alakalıdır. Event firması, kendilerine sunulan bütçeyi verimli şekilde kullanarak amaca uygun, kurumsal çizgiye uyum sağlayacak bir etkinlik düzenleyebiliyor. Etkinlik hazırlıklarında bütçeyi biraz esnek bırakmak beklentileri aşan bir organizasyona zemin hazırlayabiliyor.

Etkinlik mekânı: Başarılı ve konuşulan bir etkinlikte mekân daima önemlidir. Mekânın seçimi katılımcı sayısını bile etkiliyor. Event firmaları, nasıl bir organizasyon düzenlerse düzenlesin mekân ulaşılabilir bir noktada, şirketin imajına ve etkinliğin amacına uygun olmalıdır.

Katılımcı özelliklerine uygun etkinlik: Son dönemlerin popüler etkinlik alışkanlıklarından biri yaş, cinsiyet ve sosyal yaşama göre etkinlik hazırlamak. Örneğin spor yapmayı seven şirket çalışanlarına sportif etkinlik, erkeklerin yoğun olduğu orta yaşlı gruba barbekü partisi ya da golf etkinliği gibi katılımcının içeriğine göre özel bir etkinlik düzenlemek de mümkün. Bu tip etkinlikler genellikle kutlama, motivasyon çalışmalarında tercih ediliyor.