Event marketing ajansları yaş günü – düğün gibi özel organizasyonlardan kurumsal organizasyonlara kadar çok geniş ve neredeyse sınırsız bir alanda hizmet veriyor. Her event çalışmasında farklı bir tema – konsept belirlendiğinden ajans yöneticileri gelişmiş bir tecrübeye sahip. Bu nedenle kişi ve kuruluşlar etkinlik düzenleyeceği zaman işin uzmanından yardım alıyor, etkinlik ajansı ile anlaşmayı tercih ediyor. Event firması ile çalışılsa dahi bir event hazırlığında dikkat edilmesi gereken unsurlar nelerdir, profesyonel bir etkinlik için neler yapılabilir inceleyelim;

Etkinliğinizin ana amacını unutmayın

Etkinliğinizi düzenlemek için bir firma ile anlaşmış olabilirsiniz. Hazırlıklar hakkında bilgilendirileceğiniz için mutlaka etkinliğin yapılış amacını odak noktasına koyun. Örneğin şirketin yıl dönümü kutlaması için yapılacak bir etkinlikte ürün tanıtım etkinliği temasında bir hazırlık yapılmamalı, başka unsurlar bu kutlamanın önüne geçmemelidir. Katılımcılara ne amaçla geldiklerini sorgulatacak bir karışıklığa izin verilmemelidir.

B planı yapmayı ihmal etmeyin

Event firmaları profesyonel bir hizmet verdiğinden yaptıkları planın aksaması halinde mutlaka bir B planı düşünürler. Servis, karşılama, barkovizyon gösterileri, konuşmacı programı, tanıtım görüntüleri, teknik aksaklık ve benzeri detaylarda yaşanabilecek pürüzler göz önünde bulundurulmalı ve alternatifler düşünülmelidir.

Katılımcı listesini kontrol etmeyi unutmayın

Katılımcı listesi davetin içeriğini oluşturan en önemli detaylardan biridir. Katılımcının az olması ya da önemli kişilerin davete katılmaması etkinliğin zayıf kalmasına sebep olabilir. Organizasyon şirketi hazırlıklara devam ederken bir yandan da katılımcıların sayısı belirlenmeli, hiç kimse unutulmayacak şekilde etkinlik duyurusu yapılmalıdır.

Mutlaka etkinlik değerlendirmesi yapın

Etkinliklerin başarısı katılımcıların mutlu ayrılmasıyla ölçülmemelidir. Katılımcıların memnuniyeti elbette önemlidir ancak etkinlik sonunda rakamsal değerler incelenmelidir. Örneğin bir pazarlama etkinliğinde ilgi, beğeni, görüş, öneri anketleri yapılarak etkinliğe dair somut veriler elde edilebilir. Öte yandan etkinliğin türüne ve büyüklüğüne göre sosyal medya ölçümleri yapılarak değerlendirme gerçekleştirilebilir.

Profesyonel event ajansları ile çalışın

Etkinlik şirketi ile çalışmak en öncelikli detaydır. Bir etkinliğin her anlamda kusursuz olması, başarılı sonuçlanması etkinlik şirketinin profesyonelliğiyle orantılıdır. Etkinlik düzenlerken işi uzmanına bırakmak verimli sonuçlar almayı kolaylaştırıyor. Özellikle marka ve ürün tanıtımlarında profesyonel destek almak gerekiyor.