Event firmaları, kurumsal etkinlikler düzenlerken şirketin kurumsal imajını ve piyasadaki yerini olumsuz etkilemeyecek şekilde hareket eder. Bazı durumlarda ise şirketin sektörde yer edinmesini, iyi bir imaj oluşturması için özellikle kapsamlı etkinlikler düzenlenir. Kurumsal event özellikleri arasında detaycı olmak, hedef kitleyi esas almak, özgün olmak ve beklentileri yönetmek gibi unsurlar yer alıyor. Event marketing firmaları kendilerine verilen bütçe çerçevesinde ve belirtilen zamanda mümkün olan en iyi etkinliği çıkarmalıdır. Etkinlikler hazırlanırken dikkat edilmesi gerekilen birçok unsur var. Bunlar şöyledir;

  • Event marketing ajansları her sektörün farklı özellikler barındırdığını bilmelidir. Öte yandan ajanslar, değişen ve gelişen piyasa koşullarını iyi takip etmeli, gelişime açık olmalıdır.
  • Firmaların gelişime açık olması ve mevcut hizmetlerini geliştirmesi, yenilemesi gereklidir.
  • Sadece yerel sektörler ve piyasalar değil küresel çaptaki gelişmeler takip edilmeli, gelişmeleri firmaya entegre etmek gereklidir.
  • Bilgiye ve yaratıcılığa önem verilmelidir.
  • Etkinlik planlamalarında sosyal sorumluluğa önem vermek ve bu konuda duyarlılık gösterilmelidir.
  • Müşteri talepleri iyi yönetilmeli, organizasyonlar profesyonelce hazırlanmalıdır.

Kurumsal etkinliklerde event şirketi en çok şirketlerin etiklerine özen göstermeli ve tavizden kaçınmalıdır. Organizasyon tam zamanında, istenilen her şey yerine getirilmiş şekilde düzenlenmeli ve organizasyonda görev alacak personeller titiz bir hizmet sergilemelidir. Hatalara yer verilmemeli ancak beklenmedik gelişmeler için alternatif adımlar belirlenmelidir. Elektrik kesintisine karşı jeneratör gibi önlemler başarılı sonuçlar almaya yardımcı olur. Etkinliklerin teknolojik altyapısı, çevresel etkiler, etkinlik mekânının özellikleri ele alınmalıdır. Etkinlik planlamasında ve gecesinde görev alacak personellerin iletişimi ise güçlü olmalıdır. Her şey planlanıp da amaca uygun bir etkinlik geride bırakıldığında ise elde edilecek şeyler şöyle olmalıdır;

  • Kurumun istediği imajın sağlanması,
  • İstenilen mesajın verilmiş olması,
  • Hedef kitlesine doğru biçimde ulaşılması ve inandırıcı temellerde tanıtımın gerçekleştirilmesi,
  • Sektörde olumlu izlenimler bırakılması,
  • Etik değerlerden ödün verilmeden amaca ulaşılmış olması,
  • İhtiyaçlara yönelik çözümler üretilmesi etkinliklerden sonra gerçekleşmesi beklenen unsurlardır.

Planlamalar doğru uygulandığı takdirde beklenilen sonuca ulaşmak, istenilen etkiyi bırakmak daha kolaydır.