Kurumsal etkinlikler her zaman şirketlerin imajını yansıtma görevini barındırır. Etkinlik şirketi, ne kadar iyi bir organizasyon tasarlarsa tasarlasın beklenmedik aksilikler, teknik arızalar etkinliklerin istenildiği gibi gitmemesine neden olabilir. Her şeyi aynı anda yönetmek zor olduğundan kurumsal organizasyonlar hataya açıktır. Yaşanılan organizasyon hataları şöyledir;

Yanlış ekip kurmak: Organizasyonların hepsi çok fazla ayrıntı içeren, karmaşık etkinliklerdir. İçecek – yiyecek servisinden müziğe kadar her bölümde yeterli, tecrübeli personel bulundurulmalıdır. Özensiz davranan event firmaları ne yazık ki ortaya aksiliklerle dolu kötü bir organizasyon çıkarabiliyor.

Yetersiz ve yanlış yönlendirmeler: Etkinliklerin yapılacağı bina ve mekâna ulaşmak her zaman kolay olmuyor. Yapısal olarak karışık bir yerde olan etkinliklerde mutlaka yönlendirme olmalıdır. Kurumsal organizasyonların birçoğunda görüyoruz ki yönlendirme eksiği var. Konuklar mekânı bulmakta zorlanıyor veya yanlış etkinliğe geçiş yapabiliyor. Organizasyon şirketi karşılama ekibi ve hazır yönlendirmelerle bu hataların önüne geçebilir.

Mekân kapasitesini ayarlamamak: Kurumsal etkinliklerde mevcut piyasada rol alan birçok firma ve çalışan etkinliğe davet edilir. Etkinlikler genellikle kalabalık ve hatta beklenenden fazla sayıya ulaşmış olur. Bu tür durumlarda event marketing ajansları davetli sayısı ile mekan kapasitesini ayarlayamadığında sonuç kötü olabiliyor.

Tedarikçi hataları: Etkinliğe destek sağlayacak tedarikçiler, güvenlikten yemeğe kadar birçok şeyi üstleniyor. Tedarikçilerle iletişimin eksik ya da yanlış kurulması, anlaşmaların yapılamaması organizasyon esnasında patlak veriyor. Tedarikçiler sıklıkla kontrol edilmeli, etkinlik öncesinde her şeyin hazır olduğuna özen gösterilmelidir.

Bütçeyi verimli kullanamamak: Event firması daha ilk görüşmelerde firmaların etkinlik için ayıracağı bütçeyi öğrenir. Bütçe çerçevesinde hareket etmek beklenen şeydir ancak her zaman mümkün olmayabiliyor. Event şirketleri, kendilerine sunulan bütçeyi hesaplı kullanamadığından bütçe yetersiz kalıyor, ek ödeme talepleriyle firmalar zor durumda bırakılabiliyor.

Etkinlik tanıtımının yapılamaması: Özenle hazırlanan her etkinlik yeterli sayıda davetliyi hak eder. Ancak bunun için tıpkı davetin içeriği gibi tanıtımının da incelikli şekilde yapılması gerekiyor. Event marketing firması ya da etkinlik talep eden firma bu konuda eksik kaldığında düzenlenen organizasyonda davetli sayısı istenilen kadar olmayabiliyor. Tanıtımın çok yönlü ve sürekli yapılması önemlidir.