Event marketing ajansları için etkinliğin yapılacağı yeri belirlemek ilk adımlardan biridir. Mekân seçildikten sonra mekânın hacmine göre süsleme, kavram belirleme çalışmalarına geçilir. Mekân seçiminde birçok unsur sonucu belirler. Etkinlik şirketi mekân seçiminde elbette tek söz etkinlik firmalarına ait değil. Şahıs ve kuruluşların fikirleri, istekleri, ihtiyaçları seçimi yönlendiriyor. Resmi bir davetten sıcak, samimi bir davete kadar çok geniş bir talep içeriği var. Markanın nasıl bir etkinlik istediğini açıkça belirtmesi mekân seçimini kolaylaştırıyor.

Resmi mekânlar: Kurumsal dünyanın isimleri, düzenleyecekleri etkinliklerin daha resmi ve ciddi alanlarda yapılmasını istiyor. Event şirketi bu doğrultuda ilerliyor. Otellerin balo salonları, sadece etkinlik için tasarlanmış olan mekânlar, tarihi yapılar, şirketin balo salonu gibi yerler bu tarz etkinliklerde tercih ediliyor.

Sosyal mekânlar: Etkinlik firması için sosyal mekân yelpazesinde lüksün ön planda olmadığı daha çok modern ve sıcak havanın hâkim olduğu yerler bulunuyor. Örneğin sevimli bir kafe, sıcacık bir restoran, modern çizgileriyle öne çıkan bir etkinlik salonu olabilir.

Açık alanlar: Event firmaları, kurumsal imaja uyum sağlayacak yerler seçerken bazen markaların isteklerinden yola çıkarak daha ferah yerleri seçiyor. Bazen bir orman, doğanın kucağı, kumsal, havuz başı kurumsal etkinliklere mekân olabiliyor. Çoğu zaman teknelerde bile kurumsal etkinlik organize ediliyor.

Mekân Seçiminde Dikkat Edilecekler

Kurumsal veya özel etkinlik farkı yapılmadan her etkinlikte mekânın içeriğine dikkat edilmelidir. İşte üzerinde durabileceğiniz hususlar;

  • Mekânın rotası mutlaka açık olmalıdır. Ulaşımı zor, sapa bir yerde düzenlenen etkinliklere katılım az olabilir. Eğer böyle bir yerde etkinlik düzenleniyorsa ulaşımda kolaylık sağlamak için servis hizmeti verilebilir.
  • Event marketing, temelde bir tanıtımı oluşturduğundan mekânda düzenlemeler yapılırken mutlaka marka ismine, logosuna yer verilmelidir. Mekân sadece süslerden oluşmamalıdır.
  • Organizasyon şirketi, etkinlik öncesinde mekân araştırması yaparken mekânın aydınlatmasına özen göstermelidir. Örneğin etkinlik gece düzenlenecekse eğer sadece gündüz incelemesi yapılmamalıdır. Geceki davette mekânın aydınlatması ne düzeyde kontrol edilmelidir. Aynı şekilde gündüz yapılacak davetlerde de gün ışığından mı yoksa elektronik aydınlatmalardan mı yararlanıldığına bakılmalıdır.