Event marketing ajansları, başarılı sonuçlar alınan, konukların ve sektörün akıllarında iz bırakan bir etkinlik düzenlemek için birtakım aşamalardan geçer. Tek bir görüşme sonrasında hemen işe koyulmaktan ziyade müşterinin ihtiyaç ve isteklerini iyi analiz edip, kurumsal imaja göre planlı adımlarla gitmek daha etkili sonuçlar getiriyor. Etkinlik şirketi çalışma ekipleri, standart bir organizasyon yerine kuruma özel yenilikçi, özgün organizasyonlar düzenlemeye çalışarak ortaya kalıcı işler koyuyorlar. Kurumsal etkinlik planlamasında izlenilen adımlar genellikle şöyle;

Araştırma & Geliştirme: Etkinliğin araştırma kısmında sadece mekân veya organizasyon içeriği yer almaz. Hedef kitle, söz konusu şirketin piyasadaki konumu, itibarı, çizdiği imaj araştırılır ve buna uygun bir etkinlik hazırlanır. Bazen klasik bir davet yerine daha renkli, dinamik, farklı ve ilgi çekici bir içerik hazırlanır. Özellikle ürün tanıtımları, hizmet deneyimlerinin yer aldığı kurumsal etkinliklerde dikkat çekici planlamalar yapılır.

Plan & Program: Etkinliğin ne zaman, nasıl, ne şekilde, kimlerle gerçekleşeceğine dair event firması planlama ve program yapar. Etkinliğin maliyeti yine bu aşamada hesaplanır ve şirketlere sunulur ya da mevcut bütçeye göre hareket edilir. Program yapılırken etkinliğin teması, konsepti de belirlenir. Bu adımda organizasyon şirketi ile birlikte firmalar görüşme yapar ve talepler doğrultusunda etkinlik temasına karar verilir. Hedef kitle göz önünde bulundurularak bütçe dâhilinde etkinlik programı belirlenir. Etkinlikte yapılacak tanıtım, gösteri, konuşma, ürün deneyimi, eğlence gibi tüm içerik belli bir akışa göre düzenlenir.

Uygulama: Başarılı bir organizasyon çıkarmanın en önemli aşaması uygulamadır. Kâğıt üstünde yapılan tüm planlar, hazırlıklar etkinlik anı geldiğinde uygulamaya geçer. Etkinlik davet ettiği sürece her şeyin planlandığı gibi gitmesi için etkinliği düzenleyen ekip hazırlıklıdır. Örneğin etkinlikte yapılacak görüntülere dair bir aksaklık ya da elektriklerin kesilmesi gibi olasılıklar göz önünde bulundurulur ve önlemle alınır.

Değerlendirme: Her şey bittikten sonra etkinlik firması ve kurumsal şirket değerlendirmeler yapar. Her şeyin istendiği gibi gidip gitmediği incelenerek durum analizi yapılır. Özellikle büyük çaptaki etkinlikler için etkinliğin bu aşaması çok önemlidir.