Event ya da daha yerel bir isimle etkinlik; kutlama, eğlenme, tanıtma, deneyim yaşatma eylemlerini içeren toplantılardır. Kurumsal event ya da özel event ayrımı vardır. Doğum günü, evlilik yıldönümü gibi özel etkinlikler daha kişisel bir boyuttayken iş temelindeki event organizasyonları daha kapsamlı ve önemlidir. Event düzenlemek ticari anlamda ekstra önem taşıyor. Zira iş yaşamında rol oynayan tüm firmalar, event düzenlerken tanıtım, reklam, pazarlık amacıyla hareket ediyor. Event marketing ajansları, özel ve ticari etkinliklerde amaca uygun belli konseptlerle istenilen etkinlikleri hazırlıyorlar. Event genellikle büyük ölçekli şirketler, markalarla birlikte anılıyor. Böyle bir etkinliği düzenlemenin belli bir ölçüsü varmış gibi algılanıyor ancak küçük ölçekli işletmeler hatta mahalle esnafları dahi etkili satış ve pazarlama için etkinlik firması ile çalışarak event gerçekleştirebilirler.

Event firmaları basit bir çalışma prensibine sahipler. Karşılıklı görüşmeler neticesinde istenilen dile getirilir, öneriler yapılır ve nihai karardan sonra asıl hummalı çalışma başlar. Event firmasının personelleri, etkinlik için istenilen şeyleri yerine getirmek üzere titiz bir çalışma sürecine girerler. Bu tarz etkinlikleri düzenleyen organizasyon şirketi için karşı tarafın ne ölçekte olduğu önemli değil. Önemli olan istenilen etkinliğin verimli bir şekilde hazırlanması ve sorunsuz finale ulaşmasıdır. Küçük işletmeler, yeni bir ürün tanıtımı ya da satışlarını artırmaya yönelik müşterileri ve hedef kitlesini memnun edecek bir çalışma için bile etkinlik düzenleyebiliyorlar. Event firması çalıştıkları işletmelerin ticari itibarını destekleyecek nitelikte çalışmalar gerçekleştiriyorlar. Etkinliğin her detayı, davetiyeleri bile kurumsal amaca hizmet etmek üzere tasarlanıyor.

Etkinlik Planlamasının Amaçları

Etkinlik davetleri birçok sebeple yapılabiliyor. Hiçbir ticari kaygı ya da beklenti olmaksızın bazen bir iş anlaşmasını kutlamak bazen ise şirketteki motivasyonu artırmak için etkinlik planlanabiliyor. İşin event marketing kısmında ise temel hedefler, amaçlar devreye giriyor. En basitinden marka aşinalığı kazandırmak için event tertip ediliyor. Markanın bilinirliğini artırmak, müşterilerle bağ kurulmasını sağlamak, piyasada ticari itibar elde etmek, markanın hizmetlerini tanıtmak, markanın potansiyelini görmek, piyasa rekabetinde güçlü kalmak gibi benzer amaçlar doğrultusunda event düzenleniyor.