Etkinlik yönetimi markalar ve event marketing ajansları tarafından yapılıyor. Burada işin büyük bölümü ajanslara düşüyor. Talep doğrultusunda hazırlığa başlayan ajanslar, beklentileri sunmak ve kendilerine verilen bütçeye göre hareket etmek durumundadır. Etkinliklerin iyi veya kötü geçmesi çoğu zaman etkinlik şirketi ile ilgilidir. Her şey kâğıt üstünde ideal biçimde hazırlandığı halde uygulamada birçok aksilik yaşanabiliyor. Ses, görüntü gibi işin teknik kısmında problemler ortaya çıkıyor ya da davetin içeriğinde önemli yer edinen personel hizmeti aksayabiliyor. Her şeyin mümkün olabileceği bu tür organizasyonlarda final ne yazık ki hayal kırıklığı olabiliyor. Ancak kötü etkinlik tecrübesi yaşamak o kadar da problem değil. Zira bir sonraki etkinlik için eksikliklerin ortaya çıkmasını sağlıyor. Elbette büyük bir özveriyle hazırlanılan üstelik piyasaya ilk kez sürülecek bir ürün – hizmet etkinliklerinde etkinliğin kötü bitmesi markaya ticari zarar verebiliyor. Bu tür durumlarda hem event firması hem de hizmet veren marka itibar kaybı yaşıyor. Uzun vadede ise her kötü organizasyon bir tecrübe olduğundan avantaja çevrilebiliyor.

İyi Etkinliğin Özellikleri

İyi, verimli, iz bırakan etkinlik nasıl olur? Organizasyon şirketi yöneticilerine göre amacına ulaşmış etkinlikler iyi etkinliklerdir. Davetlilerin eğlendiği, bilgilendiği, yeni şeyler duyduğu ve denediği, memnun ayrıldığı etkinlikler marka için iyi etkinliklerdir. Genel çerçevede etkinliklerin özelliklerini incelediğimizde beklenilen unsular şöyledir;

  • Etkinliğin hazırlık aşamasında belirlenen amaca etkinlik bittiğine ulaşılmış olmalıdır.
  • Etkinlik süresince davetliler dinamik bir içerikle karşılaşmalıdır.
  • Müzik, ışıklandırma önden kontrol edilmeli, yiyecek – içecek servisi için personel hazır olmalıdır.
  • Etkinlik kokteyl şeklinde değilse, oturma düzeni son aşamada tekrardan kontrol edilmelidir.
  • Davetlilerin araçla gelebileceği unutulmamalı ve vale servisi sağlanmalıdır.
  • Event şirketi, etkinlikte görev alacak personelleri içerikle ilgili bilgilendirmeli, servis ve hizmette profesyonel hizmet verilmesini sağlamalıdır.
  • Davetin içeriğinde önemli yer edinen konuşmacılar ve sunumlar etkinliğin sonlarına bırakılmamalı, davetlilerin tam katılım sağladığı anda gerçekleştirilmelidir.
  • Konukların memnuniyet derecesi gözlenmeli, en ufak aksaklık anında fark edilmeli ve telafi edilmelidir.
  • Event marketing genellikle bir ürün ya da hizmeti tanıttığından mevcut ürünlerin herkese ulaşması sağlanmalıdır.