Ulusal ya da uluslararası katılımcıların bir araya gelerek gerçekleştirdiği bilimsel toplantılara kongre deniliyor. Kongreler büyük çaplı organizasyonlar olduğundan plan ve programı genellikle event marketing ajansları üstleniyor. Etkinlik ajansları, farklı bölgelerden gelen katılımcıların verimli bir kongre deneyimi yaşaması için her türlü özeni gösteriyor, en ufak detayı dahi atlamıyorlar. Kongre öncesinde birçok hazırlık yapıyorlar. İşte o hazırlıklar;

Kongrenin duyuru ve görsel yönü

Etkinlik şirketi istenilen kongre organizasyonuyla ilgili gerekli bilgileri aldıktan sonra ilk iş olarak kongrenin duyurulmasında kullanılacak olan logo, afiş, poster, davetiye gibi baskı işlerini halletmeyi tercih eder. Bu aşamada web sitesi, sosyal medya hesapları ve basılacak diğer ürünler de halledilir. Kongre bitiminde katılımcılara bazen kupa bardak, anahtarlık, kalem, defter gibi hediyeler verilir. Bu ürünler de baskı faaliyetleri arasında yerini alır.

Mekân seçimi ve tasarımı

Her etkinlikte olduğu gibi kongrelerde de mekân temel noktada yer alıyor. Sürecin sağlıklı geçmesi, katılımcıların verimli bir kongre deneyimi yaşaması için kongre düzenleme çalışmalarında en ideal mekânı bulmak gerekiyor. Organizasyon şirketi, mekân seçimini gerçekleştirirken davetli sayısını, teknik çalışmaları ve lokasyonu dikkate alıyor. Seçim yapıldıktan sonra ise teknik alt yapı kongre tarihine göre ayarlanıyor. Ses, ışık, projeksiyon, oturma düzeni, sahne düzenlemesi, çeviri sistemleri gibi işlemler bu aşamada planlanıyor.

Sponsorluk çalışmaları

Kongre ya da toplumsal sorumluluk projelerinde çoğunlukla organizasyona sponsor olan markalar oluyor. Kongrenin mevcut bir sponsor ya da sponsorları varsa event firmaları sponsorluk çalışmaları için de ek bir çalışma, görsel düzenleme yapıyor.

Kongre günü kontrol çalışmaları

Kongre günü gelip çattığında etkinlik firması her şeyin düzgün olup olmadığını kontrol eder. Ses sistemi, görüntü ayarları, sahne düzenlemesi, oturma düzeni, karşılama, aydınlatma sistemleri, çevirmenlik hizmetleri, yiyecek – içecek servisi, konuşmacı listesi ve daha birçok şey kontrol edilir.

Kongre bitimi yapılması gereken işler

Kongre bittikten sonra hem event ajansları hem de kongreye ev sahipliği yapanlar için Z raporu alınır. Her şey istenilen şekilde ilerledi mi? Katılımcılar memnun kaldı mı? Kongrenin bürokratik işleri halledildi mi? Tüm bunlar kongrenin değerlendirmesini yapmaya yetiyor. Kongreye destek olan sponsorlara, katılımcılara teşekkür mesajları ya da plaketlerinin verilmesi yine finalde gerçekleştirilir.