Marka, ürün ve hizmetlerin çeşitli aktivite, promosyon kısacası etkinlik ile tanıtılması anlamına gelen event marketing, günümüzde en çok tercih edilen pazarlama yöntemidir. Event marketing ajansları tarafından verilen hizmet, profesyonel yaklaşımlarla istenilen sonuçların alınmasını sağlıyor. Etkinliği düzenleyecek olan ajanslar doğrudan marka yöneticileri ile etkileşime geçerek istenileni öğrenir. Akabinde ise tema belirlenerek çalışmalara başlanır; süreç yönetimi ele alınır. İşin hazırlık kısmı titizlikle gerçekleştirildiğinden birkaç aşamadan oluşuyor. İşte iyi bir etkinlik için gerekli olan hazırlıklar;

Görsel hazırlıklar

Görsel hazırlık denince akıllara hemen mekanın genel görüntüsü geliyor ancak etkinliklerde bu aşamada afiş, logo, poster, broşür gibi işin daha somut kısımları hallediliyor. Mekâna asılacak olan materyaller haricinde duyuru kapsamında kullanılacak olan görsel malzeme, etkinliğin somut biçimde algılanmasını sağlıyor. Bu nedenle ilk aşamalardan biri her zaman işin duyuru kısmını kapsar ve görsel hazırlıklar yapılır.

Mekân tasarımı

Etkinlik şirketi için en önemli hazırlık mekânı kapsıyor. Tüm davetlilerin ve marka sahiplerinin aktif katılım sağlayacağı mekân her anlamda kusursuz olmalı. Görsel hazırlıklar mekâna yayılmalı, aydınlatmalar yapılmalı, masa ve oturma düzeni ayarlanmalıdır. Mekân seçimi bile tek başına markaya fayda ya da zarar vereceğinden çok dikkatli seçilir. Ulaşım, mekânın hacmi, atmosferi, marka imajına uygunluğu kontrol edilir.

Teknik hazırlıklar

Event dediğimiz organizasyon davetliler tarafından fark edilen en ufak aksamada bile tanıtımı olumsuz etkileme gücüne sahiptir. Bu yüzden event firması, etkinlik öncesinde ve etkinlik süresinde mekânda teknik destek personeli bulundurur, organizasyonun sorunsuz bitmesi için özel uğraş verir.

Karşılama ve servis

Event firmaları düzenledikleri organizasyonda her davetlinin memnun kalması için servisi kusursuz biçimde tamamlamaya özen gösteriyor. Yemek ve içecek servisi özellikle gıda sektöründe bir tanıtım yapılıyorsa çok dikkatli gerçekleştiriliyor. Ürün deneyimleri için ise özel bölümler hazırlanıyor. Servis personelleri memnuniyet odaklı çalışıyor, tanıtımın etkili biçimde devam etmesine destek oluyorlar.

Tanıtım ve pazarlama

Ürün, marka ve hizmet tanıtımlarında katılımcılara somut bir şey sunmak tanıtımı daha etkili kılıyor. Bu yüzden her etkinlikte tanıtım köşeleri yer alıyor. Tadım – deneyim köşeleri sayesinde davetliler markayı daha iyi değerlendirme şansı buluyor, söz konusu ürün ya da hizmet daha net şekilde hedef kitleye ulaştırılıyor.