Etkinlik firması ya da sektördeki bilinen adıyla event ajansları, marka ve ürünlerin hitap edeceği belli temalarda organizasyonlar hazırlar. Kurumsal toplantılar, müzikal etkinlikler, içecek ve yiyecek tadım programları, sinema gösterimi, plaj ve havuz etkinlikleri, ürün deneme gibi çok geniş bir yelpazede organizasyonlar düzenleyen event firmaları, markanın isteğine özel olarak da daha farklı konseptlere yönelebiliyor. Bu organizasyonlarda amaç bir ürünü, hizmeti, ismi öne çıkarıp belli bir kesime tanıtırken aslında çok daha geniş kitlelere ulaşması için özel bir çalışma gerçekleştirilir. Organizasyon şirketi, bu tür gecelerde A’dan Z’ye her şey ile yakından ilgilenir. Etkinlikte çalışacak olan personeller, kullanılacak teçhizatlar, müzikler, özel gösterimler, konuklara dağıtılacak olan eşantiyon ürünler, yemek ve içecekler gibi etkinliğin detaylarını oluşturan önemli aşamalarda event şirketi büyük bir özen gösterir.

Event marketing ajansları, hedef kitleyi esas alsa da aslında bunu bu şekilde geçiştirmek doğru değil. Çünkü firmalar, organizasyonu gerçekleştirmeden önce, araştırma aşamasında hedef kitleyi detaylandırır ve yaş, ilgi alanı, iş gibi çeşitli profillere ayırır. Bu ayrıştırma süreci ürün ve hizmetlerin tanıtımında nokta atışı yapılmasını sağlar. Gençlere yönelik bir ürün tanıtımı söz konusuysa eğer, hangi yaş aralığını temel alarak etkinlik içeriği belirlenecek önceden karar verilir. Event firması, bu yönteme etkinlik pazarlaması adını veriyor. Bu yöntemde marka sahipleri, ürünlerini doğrudan tüketici ile buluşturuyor ve etkili bir iletişim kurma şansı elde ediyor.

Etkinlik şirketi, düzenledikleri organizasyonlarda tanıtım yaparken aslında aynı zamanda geri bildirim alma şansı oluşturuyor. Marka daha ilk andan itibaren çıkardıkları ürünlerin kişiler üzerindeki etkisini, doğal bir biçimde gözlemleyebiliyor. Event marketing bu açıdan mükemmel bir dönüş sağlıyor. Örneğin çay, kahve, meyve suyu, peynir ürünleri, işlenmiş et ürünleri gibi marketlerde sıklıkla karşımıza çıkan mini tadım stantları, tıpkı etkinlik şirketlerinin hazırladığı organizasyonlar gibi anında geri dönüş sağlayan minimal etkinliklerdendir.

Event marketing modern tanıtım çalışmalarında çok doğru bir tercihtir. Ancak doğru firma ile yapıldığında sonuç odaklı başarılar getiriyor. Event ajansı seçerken ajans ekibi ve projeler incelenebilir.