Event marketing ajansları, başarılı bir organizasyon için genel planlamayı 4 ana unsurda topluyor. Elbette bu çalışmada ajansın personelleri aktif rol oynuyor. İş bölümü, etkinlik programını doğrudan etkiler. Yetersiz personelin olması ise etkinlikte aksilik yaşanma ihtimalini artırır. Kurumsal etkinliklerde başarı getiren Mentalist Event çalışma döngüsü şu şekilde işliyor;

Araştırma ve geliştirme: Araştırma ve geliştirme aşaması etkinliğin ilk adımıdır. Zira her event firması, çalışacağı markayı sadece iletişim kurduğu kişinin anlattıklarıyla değil kurumsal çevredeki konumuyla, tüketicideki etkisiyle de tanımalıdır. Bu yüzden etkinliğin içeriğini oluşturmadan önce markayı farklı yönleriyle araştırıp sonuca göre etkinliği geliştirmesi güçlü bir etkinliğin doğmasını sağlar. Marka & tüketici uyumu kadar marka ve firma uyumu da gözlenmelidir.

Markaya özel planlama: Marka araştırması yaptıktan sonra zaten kabaca bir etkinlik fikri ortaya çıkıyor. Ancak burada sadece etkinliğin içeriğine, dekoruna veya mekânına kilitlenmemelidir. Planlama yapmak demek organizasyonun ne zaman, nerede, nasıl, ne şekilde, kimlerle nasıl yapılacağı cevabını verir. En önemlisi ise planlama sürecinde maliyet de belirlenir. Etkinlik şirketi, kurumsal bir organizasyon hazırladığından beklentileri iyi yönetmeli, verilen bütçe dâhilinde maksimum fayda sağlamalıdır.

Etkinlik günü uygulaması: Etkinliğin uygulanması demek planlana etkinlik günün gelmesi ve kâğıt üstünde tasarlanan her şeyin sorunsuzca gerçekleşmesi anlamına geliyor. Neticede günlerce planlanan etkinliği sadece o gün yaşamak mümkün olacak, yaşanabilecek aksilikler, hatalar muhtemelen telafi edilemeyecek. Akıllarda olumlu bir etki bırakmak için o gün her şeyin planlandığı gibi gitmesi, aksi bir durumda B planlarıyla sorunların kotarılması gerekir. Marka ve organizasyonun içeriği kadar hizmet alınan event şirketi de kurumsal olmalı ve aksaklıklara karşı önlem almalıdır.

Geribildirimler ve değerlendirme: Etkinliğin son aşamasında event firmaları kendi öz değerlendirmelerini yaparken hizmeti satın alan firmalar da gözlemlerini yapmış olur. Firma sahipleri, sorunların yaşanmasından ziyade soruna çözüm getirilip getirilmediğine, konukların memnuniyetine, istenilen etkinin bırakıldığına, kısacası temel beklentilerinin gerçekleştirilmesine odaklanır ve gözlemlerini bu yönde yapar.  Organizasyon şirketi ise benzer şekilde etkinliğin planlandığı gibi ilerleyip ilerlemediğine dikkat eder, değerlendirmesini yapar. Konuklar, firma sahiplerinin görüşleri, konukların sosyal medya paylaşımları ve çoğunlukla basın grubu geribildirimler sunarak etkinliği ve etkisini özetler.