Event marketing firmaları, küçük büyük ölçekli tüm şirketlere, işletmelere bir ürünü ya da hizmeti bazen ise sadece güzel bir olayı kutlamak amacı ile özenli davetler, geceler düzenliyor. Event şirketi, bugüne kadar düzenledikleri tüm etkinlikleri esas alarak etkinliklerde önemli olan noktaları belirtiyor. Bu noktalar genel çerçevede şöyle özetleniyor;

İçecek & yemek servisi

Her etkinlikte yeme – içme servisi etkinlikten geriye kalan unsurlardan biri kabul ediliyor. Bu tarz etkinliklerde genellikle ağır yemekler yerine aperatifler tercih edilir. Ancak bu aperatiflerin özenli, taze ve leziz olması beklenir. İçeceklerde ise çeşitlilik önem taşıyor. Organizasyon şirketi, yeme – içmeden sorumlu personellerin işinin ehli olmasına özen göstermelidir. İyi bir event düzenlemek ve event boyunca mutlu yüzler görmek için yeme – içme servisine dekor kadar önem verilmeli.

Görsel sunumlar

Event düzenlenecek olan mekân görsel bir zenginliğe sahip olmalıdır. Ancak bu zenginlik abartılmamalıdır. Her şey dengeli bir zarafet içerisinde olmalıdır. Davetlerde öne çıkan şey mekândan ziyade etkinliğin düzenlenme amacı olmalıdır. Tanıtım, anlaşma, yeni bir şirket ya da farklı bir sebep etkinlikte ön planda yer alması beklenir. Etkinlik firması, dekorasyonda ev sahibi firmanın kurumsal izlerini barındırmalıdır.

Ürün & hizmet deneyimleri

Etkinliklerin en sevilen ve ilgi çeken yanı piyasaya sürülecek olan ürünlerin ve hizmetlerin resmi olarak tanıtılması, gelen konuklara tecrübe ettirilmesi etkili tanıtım yapılmasına zemin hazırlar. Event marketing ajansları, event planlamasında ürünlerin, hizmetlerin tanıtımı için ekstra bir bölüm oluşturabiliyorlar. Davete katılan konuklar bu bölümde edindikleri tecrübeleri çevresinde ve sosyal medyada tanıtarak ekstra bir tanıtımın doğmasını sağlıyorlar.

Şirket tanıtımı ve konuşmacılar

Etkinlik programında mutlaka barkovizyon gösterileri, ürün – hizmet – marka tanıtım klipleri ve konuşmacılar yer alır. Tanıtım gösterilerinde seçilecek müzik, tanıtımın süresi konukların sıkılmayacağı ve dikkatlerinin canlı olacağı şekilde ayarlanmalıdır. Etkinliğin konuşmacı kısmında ise yine katılımcılar dikkate alınmalıdır. Hiçbir konuk uzun süreler boyunca tek düze bir konuşmayı ilgi ile dinlemek istemez. Konuşmacılar kısa, renkli ve etkili bir konuşma sunarak etkinliğe renk katabilir.