Event marketing ajansları gerçekleştirdiği sayısız event neticesinde tecrübesiyle, bilgisiyle işin uzmanı konumunda yer alıyorlar. Ajans yöneticileri ideal bir etkinlik için neler gerekli olduğunu bildiği gibi kötü etkinlikte nelerin sıkıntı olduğunu da çok iyi biliyor. Bu nedenle etkinlikler kusursuz şekilde düzenleniyor, başarılı sonuçlar alınıyor. Beklentileri karşılamayan, sorunlar yaşanılan, teknik anlamda problem yaratan event organizasyonları ise yine tecrübe kazandırıyor. Event düzenlerken karşılaşan hatalar nelerdir? Organizasyon hataları telafi edilebilir mi? Elbette! İşte hatalar ve öneriler;

Yanlış mekân seçimi: Mekân seçimi organizasyonlar için en önemli aşamadır. Mekânı belirlerken davetli sayısına göre alan büyüklüğü, davetin teması, lokasyonu, teknik alt yapısı, iç tasarımı gibi birçok unsur odak noktasında yer alıyor. Etkinlik şirketi ya da doğrudan etkinliğe ev sahipliği yapacak olan şirketler mekân seçerken temel öğeler üzerinde durmazsa, önemli unsurları atlarsa başarısızlık kaçınılmaz olacaktır. Bu tip durumlar erken fark edilmeli gerekirse B planı oluşturulmalıdır.

Kötü içerik programı: Her organizasyonun bir akış programı vardır. Ürün – hizmet tanıtımı, konuşmacılar, görsel sunumlar, müzik dinletileri, marka hedefleri ve benzeri içerik programı organizasyonu destekler. Bu program akışı önceden gözden geçirilmediği takdirde aksilik yaşanabiliyor. Örneğin programsız sadece mekân anlamında yapılan hazırlıkta davetliler sıkılabiliyor. Davetlileri her daim dikkatli olmaya itecek bir program hazırlanarak etkinliğin enerjisi yüksek tutulmalı.

Yetersiz personel desteği: Kurumsal etkinlikler ya da tamamen ticari kaygılardan uzak bir sosyal sorumluluk etkinliği olsun, eğer personellerde eksiklik varsa servis başta olmak üzere birçok hizmet aksıyor. Etkinliğe katılanlar düzenli bir servis beklentisi taşır. Event şirketi davetli sayısına göre personel desteği sağlayarak bu sorunu çözüme kavuşturabilir.

Gereksiz bütçe aşımı: Bütçe kapsamında event düzenlemek verimli sonuçlar getirir ancak firmaların ya da marka sahiplerinin etkinlik düzenlerken bütçeyi aştığını ve şirkete maddi zarar verdiğini görebiliyoruz. Organizasyon şirketi, hazırlık esnasında mutlaka bütçe hesaplaması yapmalı, kontrollü gitmelidir.

Marka imajını sarsma: Event firmaları organizasyonlarda marka kültürünü ve imajını asla es geçmiyor. Kötü bir event ajansı ya da yetersiz bilgi neticesinde marka imajı zedelenebiliyor. Böyle bir şeyin yaşanmaması için her ayrıntı incelikle konuşulmalı, belirlenmeli ve profesyonellerle çalışılmalıdır. Zira genelde markalar dışarıdan destek almak yerine kendi başlarına etkinlik düzenliyor, birçok önemli detayı atlıyor.