Event marketing ajansları, yaratıcı etkinlikler düzenleyerek adeta anahtar teslim bir organizasyon düzenliyorlar. Gerilla marketing, road show etkinlikleri, kurumsal etkinlikler, festivaller, kurum içi organizasyonlar, bayi toplantıları, kongre, konferans, sempozyum, seminer, sektörel toplantılar gibi çeşitli etkinlikler düzenliyorlar, taleplere çözüm oluşturuyorlar. Etkinlik planlamasını ve yönetimini başından sonuna kadar sürdüren etkinlik şirketi, profesyonel hizmetini maksimum fayda alınacak şekilde veriyor. Başarılı bir etkinlik için, etkinlik şirketinin her detayı önemsemesi ve titiz bir çalışma gerçekleştirmesi gerekiyor. Bu yüzden etkinlik ajansı seçerken birtakım unsurlara dikkat edilmelidir. İşte başarı getiren o unsurları;

Sık sık etkinlik ekibiyle iletişim kurun

Event firması ile yapılan ilk görüşmeden sonra sık sık hazırlıkların ne durumda olduğunu öğrenmek, bilgi almak önemlidir. Firmayla birlikte sizin de hazırlık sürecini yönetmeniz ve her aşamasında bilgi sahibi olmanız gereklidir. Bu nedenle etkinlik sorunsuzca tamamlanana kadar sürekli ekiple iletişim halinde olmalısınız.

Teknik desteği sorgulayın

Ses, aydınlatma, müzik, sunum, özel efektler ve benzeri teknik altyapı için organizasyon şirketinin teknik desteğinin ne durumda olduğunu sorgulamanız iyi olacaktır. Nasıl bir konsept istediğinizi belirttikten sonra birebir aklınızdaki etkinliğin oluşturulmasında teknik desteğin önemi büyük. Etkinliklerde her an bir sıkıntı olabilir, bu tür durumlarda organizasyon yetkililerinin sorunu çözmek adına gerekli desteği sunacaklarından emin olmalısınız.

Ekip yeterliliğine dikkat edin

Her event şirketi iş bölümü yapacak olan bir ekibe sahiptir. bu ekipte; grafiker, teknik ekip ve prodüktör olur. Şirketin sahip olduğu bazı materyaller ise üretim ve baskı araçları, dekorasyon malzemeleri, ışıklandırma ve ses donanımları, teknoloji desteğidir. Çalışacağınız etkinlik ajansının bu anlamda yeterliliğe sahip olup olmadığına dikkat edebilirsiniz.

Hizmet alanlarını inceleyin

Etkinlik firması seçerken mutlaka referans sorgulaması yapmalısınız. Çalışacağınız firmanın daha önceki işleri, tecrübesi, vizyonu, ekip yeterliliği, materyal gücü ve potansiyeli etkinliğinizin nasıl olacağı hakkında bilgi vermeye yeter. Başarılı, amacına ulaşan, katılımcıların memnun ayrıldığı bir etkinlik istiyorsanız mutlaka etkinlik firmasıyla ilgili ön araştırma yapmalı, firma yöneticileriyle geçmişteki işleri hakkında konuşmalısınız.