Event marketing ajansları son yıllarda eskisine oranla çok yayılmış durumda. Her şehirde onlarca, yüzlerce etkinlik şirketi bulunuyor. Kamusal, kurumsal, özel, resmi etkinlikler düzenleyen firmalar, yerel yönetimlerin gerçekleştireceği etkinliklerde de faaliyet gösterdiğinden oldukça aktif çalışıyorlar. Piyasada etkinlik sektörünün birçok oyuncusu olduğundan ihtiyaç duyulduğunda seçim yapmak pek kolay olmuyor. Hangisi seçilmeli sorusu kafa karıştırıcı oluyor. İşbu sebeple bazı temel kıstaslar bulunuyor. Bu kıstasları yerine getiren firmalar ile gönül rahatlığı ile çalışılabilir. İşte dikkat edilecekler;

Çalışma ekipleri: Event marketing geniş bir çalışma ağına sahiptir. İstenilen etkinliklerin hacmi her zaman küçük olmayabiliyor. Küçük – büyük tüm etkinlik taleplerinde istekleri kusursuz yerine getirecek sağlam bir çalışma ekibi olmalı. Az sayıda kişinin çalıştığı firmalarda aksama olabiliyor. Aksiliklerin önüne geçmek için personel yeterliliğine sahip firmalara öncelik verilmelidir.

Etkinlik fikirleri: Etkinlik düzenlemek isteyen firma etkinlik firması ile karşı karşıya geldiğinde ortaya konulan fikirlere çok dikkat etmelidir. Sunulan fikirler, firmanın vizyonunu, yaratıcılığını ve özgünlüğünü işaret eder. Beklentileri karşılayabilecek bir firma mı? Gerekli teknik teçhizata sahipler mi? Bu sorulara görüşmelerde yanıt almak seçimi kolaylaştırır.

Zaman yönetimi: Zamanı etkili kullanmak iş yaşamında önemli bir unsur kabul ediliyor. Kurumlar için her dakika verimli geçmelidir. Bu nedenle etkinliği düzenleyecek olan organizasyon şirketi, event hazırlıklarını disiplinli planlamalıdır. Firmalar bir çalışma planı hazırlıyor mu kontrol edilmelidir. Event günü geldiğinde işlerin son anda, aceleyle özensiz yetişmesi istenmiyorsa arada sırada hazırlıklar kontrol edilmelidir.

Etkinlik bütçesi: Etkinlik bütçesini elbette etkinliği düzenlemek isteyen kurum belirliyor. Ancak bazı durumlarda önce etkinlik düzenlenir sonra ise maliyet çıkarılır. Etkinlik firmasının bütçeyi her iki koşulda da suistimal etmemesi dikkat edilecek nokta olmalıdır. Baştan bütçe belirleniyorsa eğer firmanın hazırlıkları bütçeye uydurması, bütçe dâhilinde bir event düzenlemesi beklenir.

Referanslar: Event firmaları daha önce yaptığı işleri portföy olarak dosyalıyor. Bu dosya yeni müşteriler için referans anlamına geliyor. Firmalar, seçim yaparken daha önce gerçekleştirilen etkinliklere dair örnekler isteyebilir. Örnekler görmek yeni etkinlikler için fikir vermeye de yardımcı olur.