Event marketing ajansları, marka ve kuruluşlara etkinlik düzenlerken başlangıçta her şeyi kağıt üstünde değerlendiriyor. Talep ve beklentilerin, fikirlerin konuşulduğu ilk toplantı sonrasında hazırlanan planlamalarda birçok detay zaten profesyonelce hazır hale getiriliyor. Etkinliklerdeki yenilikler genellikle dijital detaylar oluyor. Barkovizyon gösterileri, seslendirmeler, özel kısa filmler, tanıtımı yapılacak ürünü çok yönlü tanıtacak görseller ve filmler, ürün ve hizmetin üretiliş aşaması gibi görüntüler klasikleşmiş tanıtımları geride bırakıyor, etkinliğe dinamik bir hava katıyor. Etkinlik şirketi, davet boyunca konukların sıkılmayacağı bir program hazırlamayı amaç edinirler. Bu yüzden teknolojiden mümkün mertebe çok yararlanırlar. Işıklandırma teknolojisi bile bazen tek başına atmosferi değiştirmeye yetiyor. Konukların akıllarında kalıcı etkiler bırakmak için teknolojiden faydalanarak gerçekleştirilen yaratıcı fikirler her zaman istenilen etkiyi bırakmıştır.

Beklentileri Yönetmek

Event firması için davet hazırlamaktan daha zor olan şey karşı taraftan gelen istekler ve beklentilerdir. İstekler somut şeyler olduğundan hazırlaması daha mümkündür ancak çoğu zaman beklentiler isteklerden farklı olabiliyor. Böyle durumlarda event şirketi ve marka sahipleri bir araya gelerek tüm detayları konuşuyor. Sadece ilk seferde yapılan görüşme yeterli olmuyor. Event firmaları, organizasyonun tüm aşamalarında marka sahiplerini bilgilendirerek, mekânı gezdirerek fikir alıyor, gerekli değişiklikleri yapıyor. Sürekli istişare halinde olmak kusursuz bir event çıkarmayı kolaylaştırıyor. Elbette böyle bir event için doğru firmayı bulmak önemlidir. Her firma tüm aşamalarda müşterisini bilgilendirmeyi tercih etmez. Kusursuz işe önem veren, müşteri memnuniyetini önemseyen, imza niteliğinde işler çıkarmayı görev edinmiş firmalar böyle çalışmalar gerçekleştirir. İşletmeler, şirketler başarılı bir organizasyona katıldığında, bir şekilde duyduğunda etkinliğin öznesi olan markadan ziyade etkinliği düzenleyen organizasyon şirketi kim, onu merak eder. Her başarılı iş bir başka işin zeminin hazırlıyor. Event marketing eğlenceli, hareketli, dinamik, çok yönlü ve stresli bir faaliyet alanı. İşini severek yapan etkinlik firması bulmak beklentileri karşılayan event düzenlemek anlamına geliyor. Beklentileri iyi yöneten, yeni fikirleriyle etkinliklere renk katan ve özgünlük çıkaran firmalar, tanıtım çalışmalarının şekil değiştirip gelişmesine yol açıyor.