Etkinlik pazarlamasında katılımcıların düzenlenen etkinliklerden keyif alması ve verimli zaman geçirmesi için event firmaları çok özenli bir program hazırlıyor. Etkinlikler için ayrılan bütçe, zaman, onlarca insanın emeği düşünüldüğünde etkinliklerin beklentileri karşılayacak düzeyde ve katılımcı etkileşiminin yüksek seviyede olması isteniyor. Etkinlik sahibi firma, beklentilerine her zaman yeterli karşılık bulamıyor. Yetersiz katılım, verimliliği düşük içerik, etkileşimden uzak bir etkinlik çok da imkânsız değil. Event marketing ajansları, bu sorunların yaşanmaması için basit önlemler alıyor. Hazırlık aşamasında uygulanmaya başlandığında yoğun katılımın ve enerjik bir etkinliğin yaşanması oldukça olası. İşte profesyonellerden öneriler;

Konuk listesi: Davete katılabilecek şahıs ve tüzel kişiliklerin hepsi atlanmadan liste haline getirilmelidir. Sektördeki ana firmalar ve elbette tamamlayıcı sektörler unutulmadan yapılacak bu liste sonrasında sınıflandırmalar yapılabilir; meslekler, şirketteki konum, VIP ve benzeri şekilde yapılacak ayrıştırmalar davetin ne şekilde yapılacağını belirler, özel davetlerin yapılmasına olanak tanır.

Davetiye gönderimi: Basılı davetiye basmak ya da konukları telefon, e-posta gibi yöntemlerle etkinliğe çağırmak seçenekler arasında yer alıyor. Birçok etkinlik firması, davet kısmında konuk listesindeki sınıflandırmaya göre davet yapılabileceğini belirtiyor. Örneğin VIP konuklar için özel basılı davetiye hazırlamak, çalışanlara e-posta ile haber vermek, belli grupları telefonla davet etmek gibi yöntemler etkinlik katılımını artırmada etkilidir.

Program içeriği: Organizasyon şirketi, etkinlik planlamasında mekân, servis, müzik ve benzeri şeyleri hazırlarken aynı zamanda tüm etkinliğin akışını da belirler ya da mevcut planın uygulanmasında rol oynar. Konuklar davet edilirken ya da etkinliğin tanıtımı yapılırken, içerikten bahsetmek konukların katılma isteğini olumlu yönde tetikleyebiliyor.

Deneme köşeleri: Ürün tanıtım lansmanlarında mekân içinde mutlaka ürün somut şekilde denenebileceği alanlar oluşturulmalıdır. Örneğin bir parfüm tanıtılıyorsa konukların kadın – erkek şekillerde tanıtılacak parfümleri koklayabilmesi, kullanabilmesi sağlanabilir. Bu tarz deneyimler ürüne yönelik ilk yorumların alınmasında etkili olabileceği gibi ürünün sosyal medya kanallarında tanıtılmasına zemin hazırlar.

Etkinlik firması davetin amacına yönelik bir planlama yapmalıdır. Ürün tanıtımında somut ürünlerden yararlanma fırsatı varken ürünün sadece fotoğraf ve video görüntüleriyle tanıtılması sıkıcı, cansız bir etkinliğe yol açar.