Event marketing ajansları, çok geniş bir sektör ağında firmaların reklam, tanıtım ve pazarlama çalışmalarında profesyonel olarak yer alıyor. Markaya özel etkinlikler, satış artırıcı çalışmalar, ürün ve hizmet tanıtımı, motivasyon organizasyonları ve daha birçok kurumsal etkinlik kapsamında event firması görev alıyor. Firmaların daha çok kişiye ulaşma, markalarını duyurma, ürün ve hizmetlerini potansiyel müşterilerle buluşturma isteklerinin tanıtım aşamasında event firmalarının rolü büyük. İşin konseptini, görünen yüzünü ve etkinlik içeriğini belirleyen firmalar, marka sahipleriyle birlikte etkinlik programına karar veriyor. Kurumsal etkinlik söz konusu olduğunda bilhassa daha hummalı bir çalışma yürütülür. Event firmalarına göre başarılı sonuçlar almak için ortaya net, somut hedefler koymak gerekiyor. Sadece marka duyulsun amacı gütmek yerine satış odaklı daha bariz hedeflerin belirlenmesi etkinlik değerlendirmesini de kolaylaştırıyor. Bu doğrultuda ajansların önerileri şöyledir:

Etkinlik hedefi belirleyin

Etkinlik düzenlemeden önce etkinliğin size faydasını düşünün. Daha en başında somut hedefler belirlemek etkinliğin faydasını, verimliliğini olumlu etkiler. Düzenleyeceğiniz etkinlikten beklentileriniz neler, potansiyeli bu etkinlikle nasıl şekillendirebilirsiniz karar vermelisiniz. Her etkinlik yeni fırsat kapısı olabilir. Bu nedenle hedef doğrultusunda ilerlemeye çalışın.

Etkinliğin türünü ve içeriğini belirleyin

Organizasyon şirketleri bir mekan kapsamında etkinlik düzenler ancak unutmayın ki etkinlikler online şekilde de düzenlenebilir. Etkinliğiniz online mı yoksa gerçek bir mekan içerisinde mi gerçekleşecek belirlemeniz gerekiyor. Her ikisini birden harmanlayabilirsiniz. Örneğin açık ya da kapalı bir mekânda süren etkinliğinizi sosyal medya etiketleriyle dijitalleştirebilirsiniz. Event firması ile bu konuda daha detaylı görüşmeler yaparak temanızı ortaya çıkarabilirsiniz.

Etkinlik bütçesini belirleyin

Her event şirketi etkinlik için bütçe ister. Bütçenin seviyesi etkinliğin boyutunu belirleyeceğinden kötü sürprizlerle karşılaşmamak ya da maddi külfet altına girmemek için başlangıçta etkinlik bütçesi event firmaları ile karşılıklı görüşülmelidir. Küçük bütçelerle etkisi büyük organizasyonlar düzenleyebileceğinizi, niteliğin daha önemli olduğunu unutmayın.

Etkinlik sonu değerlendirme yapın

Her etkinlik sonunda bir değerlendirme yapılmalıdır. Satış, tanıtım, kutlama fark etmeksizin etkinlik bittikten sonra sonuçları gözlemlemek adına kısa bir istatistik çıkarabilirsiniz. Örneğin satışa odaklandıysanız etkinliğin satışlarınızı ne denli etkilediğini, kaç ürün ya da hizmet sattığınızı raporlarla belirleyebilirsiniz.