Event marketing ajansları, etkinlik planlayarak aslında genel bir farkındalık yaratmaya çalışıyor. Zira rekabetin olduğu bir ortamda farklı olmak, ilgi çekici bir imaja sahip olmak hedef kitleye yakınlaştırıyor, satışları olumlu yönde etkiliyor. Bu nedenle etkinlik planlarken öncesinde, etkinlik zamanında ve sonrasında yapılacak her şeyi detaylandırıyor, iş paylaşımı yaparak etkinliği maksimum fayda ile gerçekleştirmeye çalışıyorlar. Peki, akılda kalıcı, verimli bir event nasıl düzenlenir? Hangi detaylara dikkat edilmeli, neler yapılmalıdır? İşte uzman görüşüyle verilen cevaplar;

Basın ve mail bültenleri

Basın ve mail bültenleri yayınlamak etkinliği duyurmanın dijital ayağını ifade ediyor. Etkinliği etkinlik öncesinde hedef kitleye duyurmak ve katılımlarını sağlamak gerekiyor. Davete gelmek isteyenlerin hemen kayıt yapabileceği iletişim numaraları ve dijital sayfaları bülten içeriğinde yer almalıdır. Bültenin içeriğinde ise etkinliğe dair bilgiler, konuşmacı isimleri gibi dikkat çekici detaylar olmalıdır.

Konuşmacılar

Her etkinlikte mutlaka konuşmacılar olur. Marka sahibi, ürün tasarımcıları, hizmeti ortaya çıkan kişiler, sektörün öncü isimleri, marka yüzü olan ünlü kişiler etkinliğin en önemli halkasıdır. Konuşmacıların etkinliğe katılımı kesinleştirilmeli, aksilik olması halinde mutlaka bilgilendirme yapılmalıdır. Etkinlik şirketi, katılımcı ve konuk listesini sürekli güncellemeli, kontrol etmelidir. Konuşmacılar sahnede olduğu sürece video, fotoğraf, grafik veya müzik gibi herhangi bir materyal kullanacaksa önceden öğrenilmeli, hazırlığı yapılmalıdır.

Etkinlik konukları

Etkinlik davetiye ile gerçekleşiyor ise etkinliğe katılacak olan konukların listesi önceden belirlenmelidir. Davetiye gönderilen kişiler, davetiyeye cevap verenler listede işaretlenmeli, kesin olarak gelecek kişiler belirlenmelidir. Organizasyon şirketi bunun için özel bir personel ayarlar ve marka sahibi ile irtibatta kalarak davetli planlamasını yürütür.

Sponsor markalar & firmalar

Markaların düzenlediği etkinliklerde genellikle sponsor firmalar etkinliğin halkasını oluşturur. Etkinliklerde sponsor firmalara ait görsel sunumlara yer veriliyor. Event firmaları, düzenlemelerde bu detaya önem vermeli, sponsor varsa mutlaka gerekli ayarlamaları yapmalıdır. Aynı şekilde etkinliğe dair düzenlenecek olan web sitesinde de geçmişteki etkinliklerde ve şimdiki programda sponsor olan firmalara yer verilmelidir.

Davet ve duyuru bildirimleri

Etkinlik davetini etkinlik firması personelince veya markanın kendi departmanı tarafından yapılmalıdır. Etkinliğin tarihi, saati, içeriği, konuk misafirler, konuşmacılar ve benzeri bilgiler web sitesinde, mail bülteninde, davetiyelerde yazabilir. Ancak olası bir aksilikte veya güncellemede davetlilerin de bilgilenmesi için özel bir ayarlama gerekiyor. Facebook etkinlik özelliği bu anlamda çok işlevsel. Her türlü güncellemede tüm davetlilere bildirim gidiyor, kimlerin katılıp katılmayacağına dair geri bildirim gönderiyor. Böyle durumlarda sosyal medyanın özelliklerini kullanmak pratik çözümler getirebiliyor.