Kurumsal organizasyonlar, ürün tanıtımları, lansmanlar, bayi toplantıları, deneyim pazarlama etkinlikleri, sempozyum, kongre gibi çeşitli etkinlikler, event firmaları tarafından markalar için düzenleniyor. Event şirketi ile çalışan markalar, her şeyin kusursuz bir şekilde tertiplenmesi ve sonuç almasını istiyor. Bu nedenle tanıtımı daha profesyonel çerçevede gerçekleştirmek için event firması ile çalışmayı tercih ediyorlar. Elbette bu aşamada organizasyon şirketlerinin hepsi kendi ekipleri ile önce kâğıt üstünde sonra ise uygulamada bir etkinlik programı hazırlıyorlar. Mekân araştırmasından teçhizata kadar birçok detay etkinliğin bütününü oluşturuyor. Bir detayın eksik olması, unutulması, aksilik yaşatması bütünü etkileyebiliyor. Bu yüzden marka sahipleri ve organizasyon şirketi etkinliği düzenlemede danışıklı hareket ediyor. Etkinlik programının içeriğini oluşturan, bütüne hitap eden unsurlar şöyledir;

Etkinlik ve davetlinin birbirine uyumu

Etkinlik firması kusursuz bir etkinlik düzenledikten sonra geriye kalan davetlileri belirlemektir. Davet edilecek kişilerin markaya ve tanıtımı yapılacak ürünlerle hizmetlere hitap etmesi gerekiyor. Burada amaç doğru kitleye seslenmek, tanıtımı etkili şekilde gerçekleştirmektir.

Etkinlik mekânı

Markayı daha bilir ve akılda kalıcı hale getirmek için etkinlik düzenlerken mekân seçimi ön plana çıkıyor. Zira etkinlik bir nevi prestiji yansıttığından mekân aynı oranda etkili olmalıdır. Mekân araştırması markaya, ürüne, hizmetlere, markanın oluşturduğu kurumsal kimliğe hitap etmelidir. Event marketing ajansları, programın yapılacağı mekanı bulduktan sonra hemen iç düzenlemelere, tasarıma ve teknolojik desteğe başlayarak mekanı geceye hazır hale getirir.

Etkinliğin süresi ve içeriği

Özel davetlilerin yer aldığı bir etkinlik programının içeriği ve davetlilerin orada kalacağı süre ideal seviyede olmalıdır. Örneğin davetin içeriği sadece tanıtım odaklı olmamalı veya tanıtım görsel sunumlarla zenginleştirilerek konukların sıkılması önlenmelidir. Öte yandan davetin çok uzun saatleri kapsamaması, kararında olması etkiyi artırır.

Etkinliğin teknolojik ve görsel yönü

Etkinlik şirketi daveti hazırlarken en çok teknolojik ayrıntılara önem verir. Zira görsel sunumların, barkovizyon gösterilerinin, özel çekimlerin ve marka tanıtımının yapıldığı videolar hep teknoloji aygıtlarıyla aktarılır. Işıklandırmalar ve bu yönde hazırlanan ışık gösterileri aynı şekilde teknolojiden destek alır. Etkinliğin olmazsa olmazı teknoloji olduğundan firmalar bu detaya fazlasıyla önem gösterir.

Etkinlik konuşmacıları

Etkinlikte konuşmayı yapacak olan kişi ve kişiler için özel bir kürsü hazırlanır, konuşma esnasında aktarılacak videolar varsa önceden hazırlanır. Konuşmacıların kişisel hazırlıklarını yaptığından emin olmak, süresini bilmek etkinliğin tüm sürecini planlamada yardımcı olur.