Event marketing, yakından bakıldığında fazlasıyla ayrıntısı olan, özen isteyen bir iştir. Acele edilmeden planlı – programlı hazırlanılmalıdır. Tanıtım amacıyla yapılan bir etkinlik ise özellikle ekstra önem verilmelidir. İşte etkinlik düzenlerken kullanılan araçlar;

Katalog: Etkinlik içeriği, etkinlik katılımcıları, konuşmacılar, konuklar ve benzeri içerikler için basılı veya online bir katalog hazırlamak rehber niteliğinde olur. Event şirketi, etkinliği tanıtmada sıklıkla kataloglardan yararlanır. Özellikle kurumsal etkinliklerde çokça tercih ediliyor.

Afiş & Poster: Organizasyon şirketi için etkinliğin somut araçları afiş, poster ve davetiyelerdir. Basılı şekilde sokaklara, meydanlara asılan bu çalışmalar, haber verici kaynakla birlikte zihinde yer edinme çalışması oluşturur.

Web sitesi: Günümüzde internetin yaygın kullanılması sebebiyle insanlar etkinlik haberlerini basılı medyadan değil sosyal medyadan veya etkinliğin web sitesinden öğreniyor. Özellikle de ulusal ve uluslararası büyük çaplı etkinliklerde. Örneğin “mavi kapak toplama etkinliği” düzenleyen bir firma, bu yönde bir web sitesi oluşturabilir, tek kaynak üzerinden tüm gelişmeleri haberdar edebilir. Etkinlik firması bu tip detayları her zaman düşünür.

Sosyal medya hesapları: Nasıl ki her markanın bir sosyal medya hesabı varsa aynı şekilde etkinliğin de olmalı. Örneğin her yıl düzenlenen bir moda etkinliği için “2018modahaftası” ismiyle bir hesap açılabilir. Bu hesap hedef kitlenin tek ve doğru bir kaynaktan haber alamsını sağlar, markanın aslında daha çok kişiye ulaşmasına zemin oluşturur. Event firması, hesaplarla birlikte etkinlik için özel etiket de oluşturmalıdır.

Canlı yayınlar: Sosyal medya araçları (Youtube, Twitter, Instagram, Facebook) üzerinden yapılan canlı yayınlar davete katılmayan çok büyük bir kitleye davetten görüntüler sunuyor. Dünyaca ünlü ödül törenleri bile bu yöntemi tercih ediyor. Etkinliğin resmi sosyal medya hesapları ve konukların hesapları aracılığıyla yapılan tüm yayınlar, etkinliğin yayılmasını sağlıyor.

Ajanda ve kalemler: Event marketing ajansları, markanın istediği etkinliği hazırlarken aynı zamanda ajanda ve kalem gibi promosyon kabul edilebilecek eşyalar üretiyor. Etkinlik esnasında veya davet aşamasında bu ürünler kişilere veriliyor. Etkinlikten geriye kalıcı bir hediye bırakmak, markasının reklamını daha uzun süreli yapmak isteyenler için ideal bir uygulama yöntemi.

Davetiye: Son dönemlerde kurumsal ve özellikle de sanatsal tüm etkinliklerde, marka sahipleri konuklara klasik kart şeklindeki davetiyelerdense özel kutular göndermeyi tercih ediyor. Ürün tanıtımı yapanlar markaya ait ürünleri kutuya koyarken, hizmet veya sanatsal faaliyetlerle uğraşanlar ise sektöre uygun logolu ürünler gönderiyor. Kutunun içerisindeki minik hediyeler ve küçük not kartı klasik davetiyeden çok daha etkili sonuçlar bırakıyor, kişilere kendisini özel hissettiriyor. Event marketing çalışmalarında fark yaratan bu tip davetiyeler öne çıkan trendler arasında.