Event marketing ajansları, bayi toplantısı organizasyonları ile şirketlerin dönemsel ihtiyaçlarını karşılıyor, tüm bayilerin bir araya gelmesine zemin hazırlıyor. Bayilik sistemi şirketlerin büyümesini ifade ediyor. Gün geçtikçe büyüyen ve faaliyet alanını genişleten, kuruluşlar, sene içerisinde birkaç kez bayi toplantısı kapsamında toplanıyor ve durum değerlendirmesi yaparak şirket hedeflerini mercek altına alıyorlar. Bazı durumlarda bu toplantılar bir başarıyı kutlamak, bayiler arasında etkileşimi artırmak ve kaynaşmayı sağlamak amacıyla gerçekleştiriliyor. Bu toplantıları düzenleyenler ise event firmaları oluyor. Event firmalarının yöneticileri, ticari organizasyonlardaki etkili çalışmalarıyla beklentileri karşılayan organizasyonlar düzenliyor. Etkinliklerde toplantı, yeme – içme, eğlence gibi farklı içerikler yer alıyor. Bayi organizasyonları şehir genelinde yapılabileceği gibi ülke genelinde de yapılabiliyor. Genellikle ülkedeki ve hatta yurtdışındaki bayi temsilcileri bir araya geliyor.

Bayi toplantılarının temel amacı durum değerlendirmesi yapmak, ticari hedefler hakkında yeni adımlar atmaktan oluşuyor. Toplantıların düzenlenmesindeki amaç bazen ürün tanıtımı, yeni ürün belirleme ya da hizmet alanını genişletme üzerine de olabiliyor. Konu içeriği ne olursa olsun organizasyona tüm bayi yetkilileri katılım sağlıyor. Etkinlik şirketi, sene boyunca birçok şirketin bayi etkinliğini üstleniyor, isteğe göre konsept hazırlıyor. Toplantılarda katılımcıların tüm ihtiyaçları göz önünde bulunduruluyor, incelikli bir etkinlik düzenleniyor. Bayilerin satış analizleri, şirketin genel istatistikleri, yeni ürün ve hizmetler hakkındaki analizler gibi faaliyetler için teknik destek sağlanıyor. Teknolojik alt yapının kullanıldığı organizasyonlarda, event marketing firması, gerekli personel desteğini de sağlıyor.

Bayi toplantısı öncesinde etkinlik firması, ön hazırlık gerçekleştirir. Mekân taraması yapar, öneriler sunar ve mekâna karar verildikten sonra detaylara geçer. Örneğin mekân içerisindeki masa ve oturma düzeni, ses sistemi, barkovizyon gösterimi, aydınlatma, sunumlar, yeme – içme, ürün köşeleri gibi ihtiyaç duyulan her şeyle ilgili gerekli ayarlamalar yapılır. Organizasyon şirketi yöneticileri, bu tip toplantılarda tecrübe sahibi olduğundan kısa sürede tüm işler hallediliyor. Toplantı günü geldiğinde ise personel, vale, garson, teknik destek hizmeti sağlanarak organizasyonun sorunsuz geçmesine yardımcı olunuyor. Etkinlik şirketleri toplantı molalarında katılımcıların sigara içme, telefon görüşmesi yapma gibi ihtimallerini dahi düşünerek özel ayarlamalar gerçekleştiriyor.