Event marketing ajansları, gelen etkinlik talepleri doğrultusunda daima mükemmel sonuçlara ulaşmak için özverili bir çalışma gerçekleştirir. Her etkinlik istenilen sonucu vermediğinden başarılı ve başarısız etkinlik ayrımı ortaya çıkıyor. Event şirketleri, başarılı bir etkinlik için önemli ipuçları veriyor, işte o ipuçları;

Hedef: Yapılacak etkinliğin hedefini belirlemek sonraki detayları kolaylaştırıyor. Etkinlik neden yapılıyor? Amaç nedir? Sorularını cevaplamak hedefi belirlemeye yardımcı oluyor. Etkinliklerin bir ya da daha fazla amacı olabilir. Amaç doğrultusunda etkinlik içeriği belirlenir, gerekli çalışmalar yapılır.

Bütçe: Event firmaları, kendilerine sunulan bütçe dâhilinde event programını düzenler. Verilen bütçeye sadık kalmak, verimli sonuçlar almayı sağlar. Mekân seçimi, görsel düzenlemeler, davetiye, yiyecek – içecek servisi, personel gideri gibi birçok gider kalemi olacağından bütçe incelikle belirlenmeli ve özenle kullanılmalıdır.

Pazarlama: İşin duyuru ve pazarlama kısmında en hazırlıklar kadar titiz olunmalı. Örneğin önceden davetli listesi belirlenmeli, davetiyeler zamanında teslim edilmelidir. Öte yandan etkinliği dijital mecralarda da duyurmak gerekiyor. Etkinlik davetlerinde telefon, mail haricinde sosyal medya hesaplarından da davet yapılıyor.

Yönetim: Event şirketi etkinliğin yönetiminde sorumludur. Personellerden servise, karşılamadan konuşma ya da gösterilere kadar her detayla ilgilenen etkinlik firması yönetimi, iyi bir hizmet ile etkinliğin iyi sonuç almasını sağlıyorlar.

Promosyon: Etkinlik sonunda katılımcılara etkinlikten hatıra vermek isteyen firmalar, küçük hediyelerle etkinliği bitiriyor. Promosyon kapsamında firmaya ait bir anahtarlık ya da söz konusu ürünle ilgili deneme ürünleri verilebiliyor.

Değerlendirme: Etkinlik bittikten sonra geriye işin değerlendirme bölümü kalıyor. Konuklar etkinlikten memnun kaldı mı? Etkinlik amacına ulaştı mı? Etkinlikte her şey yolunda gitti mi? Etkinlik markanın imajına uygun gerçekleştirildi mi? Tüm bu sorular etkinliğin analizini yaparken cevaplanıyor. Elbette etkinlikten istenilen verimin alınıp alınmadığı kısa ve uzun vadeli satış grafikleriyle de takip ediliyor. Etkinliklerin her biri aslında reklam ve pazarlama çalışmalarının bir parçası olduğundan uzun vadede değerlendirmek gerekiyor. Event marketing ürün ve hizmetlerin piyasaya sürülmesinde önemli olup, satışları olumlu yönde etkileyen ve markanın sektörde tanınmasını sağlayan, hedef kitleye ulaşmasında rol oynayan organizasyonlardır.