Markalar, piyasaya sürecekleri ürünü ilk kez görücüye çıkaracağı zaman profesyonel bir tanıtım yapmak için event şirketi ile anlaşma yapıyor. Event şirketleri ise markanın imajına uygun, ürünü tüm yönleriyle gösterecek özel bir etkinlik hazırlıyor. Peki, her zaman event başarılı mıdır? Elbette hayır. Kötü organize edilmiş event, geride sadece hayal kırıklığı bırakır hatta ürünün bu şekilde anılmasına bile sebep olabilir. Başarılı bir event için öncelikle event firmaları ile ana tema hakkında konuşmak gerekiyor. Öte yandan organizasyon şirketi hem markanın isteklerine sadık kalmalı hem de bunu en modern ve yenilikçi şekilde yapmalıdır. Trendleri takip etmeyen, yeniliğe açık olmayan, kalıpları dışına çıkmayan event marketing ajansları, ne yazık ki istenilen başarıyı göstermede yetersiz kalıyor. Bu hem ajans hem de marka için kötü izler bırakır.

Event firması, markanın beklentilerini karşılayan hatta aşan bir etkinlik için öncelikle davetli sayısını bilip buna göre mekân seçimine geçmelidir. Mekânı gezerken ışıklandırma, giriş, barkovizyon gösterileri, tadım stantları, kokteyl masalarının yerleşimi ve benzeri ana detayları nereye yerleştireceğini düşünerek incelemelidir. Zira bazen mekân çok güzel olsa da mimari anlamda elverişli olamayabiliyor. Etkinlik firması uygun mekânı belirledikten sonra gerisi daha hızlı ilerler. Tecrübeli personeller, etkinlikteki gösterimleri organize edecek teknik personeller, karşılama, servis, ışıklandırma, ses sistemi ve ürünlerin yerleşimi organizasyon şirketi tarafından dikkat edilerek gerçekleştirildiğinde istenilen kusursuz etkinlik başarıyla tamamlanmış olur.

Event marketing planlamalarında aslında her detay aynı oranda önemlidir. Biri aksadı mı diğerini etkileyebiliyor. Örneğin etkinliğin teknik yönü zayıf kaldığı takdirde diğer her şey eksik kalır. Markanın pazarda güçlü kalmak adına bu tür organizasyonlar gerçekleştirdiği, genel amacın satışları artırmak olduğu unutulmamalıdır. Zira pazarlama, satış, reklam, halkla ilişkiler, kurumsal kimlik ve event marketing çerçevesinde en etkili yöntem event marketing kabul ediliyor. En çok maddi destek de yine bu etkinlikler için veriliyor. Etkinliği planlarken “Neden, amaç ne?” sorularını sormak başarılı ve doğru etkinlik organizasyonunu kendiliğinden getiriyor. Marka ve event firması bu bağlamda iletişim halinde kalmalı, her detayda görüşmelidir.